Table des matières
Politique de confidentialité
des
renseignements personnels
Pour l’ensemble de ses activités, la Fondation du CHUM s’assure du respect de la confidentialité des renseignements liés aux activités stratégiques, philanthropiques, administratives ou autres, incluant les renseignements personnels, mais ne se limitant pas à ceux-ci.
En ce qui concerne les renseignements personnels, comme nous sommes un organisme qui amasse des fonds afin de soutenir le Centre hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM), nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement de façon sécuritaire des renseignements aux fins de la prestation de nos services et activités en matière d’information, de sollicitation, de contributions de diverses formes, de participation à des évènements, à des webinaires, à des tirages et à des loteries. Le respect de la confidentialité ainsi que la transparence face aux informations que nous détenons, la façon dont nous les obtenons et les utilisons sont primordiaux pour nous. Lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels, nous nous conformons aux normes éthiques les plus rigoureuses telles que la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada ainsi que la Loi 25, visant la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec.
La présente Politique de confidentialité des renseignements personnels (« la Politique ») a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web ou en remplissant un formulaire de participation à un évènement par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique et vous autorisez la Fondation du CHUM, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.
La Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et la Fondation du CHUM n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels, que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :
- Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme prénom, nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), date de naissance et numéro(s) de téléphone;
- Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, des photos et du contenu vidéo ou audio;
- Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
- Des renseignements relatifs à l’historique de contributions ou de participation à des évènements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
- Des renseignements relatifs à des services rendus;
- Des renseignements sur le parcours professionnel, les réseaux, l’implication sociale, les affiliations professionnelles et liens familiaux;
- Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par la Fondation du CHUM;
- Des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site Web, les interactions avec nos publicités et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
- Des renseignements qui nous sont fournis par nos clients, partenaires et donateurs ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment la grandeur de vêtements lors du tournoi de golf, les allergies, etc.);
- Des renseignements comme une politique de dons et investissements communautaires, les contributions, les organismes bénéficiaires et ce envers quoi ils sont dédiés s’il y a lieu, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées dans l’organisation et ce processus;
- Tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si des renseignements personnels au sujet d’autres personnes nous sont fournis (comme les clients, les administrateurs, les dirigeants, les actionnaires ou les propriétaires véritables), ces personnes doivent avoir été dûment avisées que leurs renseignements ont été fournis et leur consentement à une telle communication de renseignements doit être obtenu;
- Le cas échéant, les preuves du consentement qui nous ont été données (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels.
Comment collectons-nous des renseignements personnels ?
Nous collectons des renseignements personnels comme suit :
- Lors de l’inscription à des évènements, webinaires, formations et infolettres;
- Lors de l’inscription à des évènements-bénéfices et tirages;
- Lorsqu’un don est fait à notre organisme, quelle que soit la forme du don;
- Lors de l’inscription comme bénévole pour notre organisme;
- Au cours de la prestation de services rendus;
- Lors d’entrevues à des fins de témoignage ou lors de processus de recrutement;
- Lors de la présentation d’une candidature d’un membre pour siéger au conseil d’administration, au cabinet de campagne et/ou tout autre comité de la Fondation.
Nous collectons également des informations accessibles au public, notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Web et nos réseaux sociaux.
Comment utilisons-nous les renseignements personnels ?
Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, voici les motifs pour lesquels nous les utilisons :
- Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue;
- Afin de faciliter l’utilisation de notre site Web, de nous assurer que le contenu est pertinent et pour nous assurer que le contenu de notre site Web est présenté de la manière la plus efficace aux utilisateurs, et ce, pour tous les appareils qu’ils utilisent;
- À des fins de marketing et de développement des affaires — pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des séminaires et évènements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements;
- À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) — pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de nos clients en matière de services et de marketing, de mieux comprendre notre organisme et d’élaborer nos services et nos offres;
- À des fins de recrutement — pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler à la Fondation du CHUM;
- Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;
- Pour prévenir la fraude ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la Loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par la Fondation ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit;
- Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers;
- À de fins comptables, pour transmettre des paiements ou des factures — pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y a lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires);
- Afin de réorganiser ou de modifier notre organisme — si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. Nous prendrons, dans une telle situation, tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.
Avec qui partageons-nous des
renseignements personnels ?
La Fondation du CHUM est un organisme à but non lucratif. Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transmis à toute entité du réseau de la Fondation du CHUM et être traités par une telle entité. Aucun renseignement n’est partagé ni vendu à des fins commerciales.
Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :
- Nos bénévoles, à des fins de soutien dans la prestation de services et de sollicitation de contributions financières ou autres;
- Des tiers fournisseurs de services ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services de recrutement de ressources humaines, de sollicitation de dons, d’analyse de bases de données, de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien, notre firme de chronométrage et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
- Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la Loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la Loi;
- L’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou à plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial;
- Nous utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
Notre organisme utilise les services de sites tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir nos contenus et nos offres.
Lors d’une visite sur notre site Web, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur le disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de la navigation sur le site Web et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction des centres d’intérêt des utilisateurs. Il est possible de consulter les témoins et de les détruire. Nous conseillons de se référer aux paramètres du navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
Il est également possible d’activer une option pour permettre aux sites tiers de stocker des témoins pour offrir de la publicité ciblée.
Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre Politique sur les témoins (« cookies »).
Pendant combien de temps conservons-nous
les renseignements personnels ?
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous? ».
Les renseignements personnels sont-ils
partagés hors Québec ?
La Fondation du CHUM peut utiliser à l’occasion des fournisseurs de services ayant des données hébergées à l’extérieur du Canada tels qu’une plateforme de services marketing par courriel et une entreprise de sondages. Dans de tels cas, la Fondation effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et/ou obtient les politiques de confidentialité de chacun de ces fournisseurs de services. La technologie infonuagique peut également être utilisée, de façon sécuritaire, pour héberger et transiter certaines données.
Comment protégeons-nous les
renseignements personnels ?
Les renseignements personnels détenus par la Fondation du CHUM, tout comme le CHUM, sont conservés via les dossiers réservés à la communauté interne et sauvegardés sur le réseau informatique du ministère de la Santé et des Services sociaux.
Nous nous assurons de protéger de façon rigoureuse les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès aux renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.
Lorsqu’une carte de crédit ou de débit est utilisée pour effectuer un don à la Fondation, nous veillons à ce que cette opération soit sécurisée et conforme à la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS).
Il est à noter que malgré la rigueur dont fait preuve la Fondation et la sécurité des divers processus mis en place, un certain niveau de risque demeure quant aux renseignements personnels fournis, leur consultation, leur obtention, leur divulgation, leur modification ou la destruction de données électroniques. Même si nous mettons tout en œuvre pour minimiser ce risque, nous ne pouvons pas assurer ou garantir de manière absolue la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives.
Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous? ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais à la suite de notre prise de connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures nécessaires pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels ?
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :
- Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme d’argent, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;
- Exactitude : le droit de vérifier l’exactitude des renseignements personnels en notre possession la concernant;
- Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
- Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser ses renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à son nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion lui cause préjudice ou contrevient à la Loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);
- Anonymisation : le fait que notre organisme puisse, au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (par exemple : conservation des informations requises aux fins d’une inspection fiscale éventuelle);
- Le droit d’être informée lorsqu’elle fait l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
- Le droit d’être informée lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’État dans lesquels la personne réside normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lesquels nous sommes situés ou dans lesquels une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous ?».
Comment utilisons-nous les témoins et les technologies similaires ?
Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins que nous utilisons, veuillez-vous reporter à notre Politique sur les témoins (« cookies »).
À quoi la Fondation s’engage-t-elle ?
La Fondation s’engage à faire respecter sa Politique de gouvernance encadrant les processus de protection des renseignements personnels.
Dans le cadre de cette politique, elle s’assure que ses employés, ses bénévoles ses membres du conseil d’administration, du cabinet de campagne et des divers autres comités ainsi que ses tiers fournisseurs de services et partenaires s’engagent à respecter la confidentialité des renseignements personnels qui peuvent leur être communiqués dans le cadre de leur implication avec la Fondation.
Comment communiquer avec nous ?
Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques, communiquez avec notre agent de protection de la vie privée aux coordonnées suivantes :
FONDATION DU CHUM
Mme Judith Trottier
465, rue McGill, bureau 800
Montréal (Québec) H2Y 2H1
514 890-8077
protection@fondationduchum.com
Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la confidentialité des renseignements personnels ?
Nous pouvons modifier le contenu de notre site Web et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique sur la confidentialité des renseignements personnels et notre Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois le 15 juin 2023.
Autres mentions légales
Les personnes âgées de moins de 18 ans ne peuvent pas utiliser le Site sans surveillance. Si vous avez moins de 18 ans, vous ne pouvez utiliser ce Site que sous la supervision de vos parents ou de vos tuteurs.
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La Fondation, ses employés ainsi que les médecins qui y pratiquent n’assument aucune responsabilité relativement à l’utilisation des informations diffusées sur le site et des conséquences qui pourraient en résulter. L’information présente sur le site ne vise pas à diagnostiquer, traiter, guérir ou prévenir une maladie.
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En outre, sans limiter la portée de ce qui précède, en utilisant ou en tentant d’utiliser le site, l’usager reconnaît expressément que la Fondation, ses employés, administrateurs et dirigeants ainsi que les médecins qui y pratiquent n’offrent aucune garantie ni représentation relativement au contenu du site en ce qui concerne son actualité, sa précision ou son intégralité.
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Cette entente et son interprétation sont sujettes aux lois applicables qui sont en vigueur au Québec et au Canada. Les tribunaux du district de Montréal, province de Québec, ont la juridiction exclusive pour entendre tout différend relatif à la présente entente, incluant son interprétation et ses effets.
Divisibilité
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